Od stycznia 2020 roku w Polsce stopniowo trwa wdrażanie kas online w poszczególnych branżach. Na wielu z podatników nałożono obowiązek korzystania z tego urządzenia. Kasy fiskalne online to urządzenia przystosowane do stałego połączenia z Internetem, który umożliwia przesyłanie do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) dokumentów generowanych przez podatników przy użyciu kasy.
Jak działają kasy fiskalne online?
Kasa fiskalna online po podłączeniu do Internetu, oprócz rejestrowania raportów, paragonów, informacji o płatnościach na bieżąco przesyłają te informacje do Centralnego Rejestru Kas (Repozytorium). CRK jest zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Standardowe ustawienia pozwalają na łączenie się kasy z Repozytorium co dwie godziny, ale CRK może zmienić ten harmonogram nie informując o tym podatnika.
Jakie są różnice między tradycyjną kasą fiskalną, a kasą online?
- Kasa fiskalna online ma możliwość zaktualizowania swojego oprogramowania, dzięki temu producent ma możliwość wdrożenia ulepszeń lub wymaganych zmian,
- CRK otrzymuje wszystkie istotne informacje o podatniku już przy fiskalizacji, co za tym idzie nie trzeba jej zgłaszać w urzędzie skarbowym, a numer ewidencyjny jest nadany praktycznie od razu,
- Kasa online może drukować e-paragony, a ich kopie są zapisywane,
- Niedogodnością może być brak możliwości dostępu do kopii wszystkich drukowanych dokumentów przez użytkownika.
Co zmieni się dla podatników?
Korzystając z tradycyjnych kas fiskalnych z kopią elektroniczną ewidencja jest prowadzona między innymi przez wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych. Kontrole wymagają więc fizycznej obecności pracownika Urzędu Skarbowego. Między innymi z tego powodu kasy będą stopniowo zastępowane przez kasy online. Podatnicy, w zależności od tego, w jakiej branży prowadzą działalność, będą musieli wymienić kasy fiskalne online, niezależnie od tego czy wyeksploatowali poprzednie urządzenia czy też nie.
Dostęp do Internetu jest wymagany do przesłania wymaganych danych do Repozytorium. Jednak w przypadku przyczyn niezależnych od podatnika nie możliwe jest zapewnienie połączenia:
- czasowo - podatnik zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji sprzedaży i niezwłocznie po ustaniu przyczyn zapewnić połączenie z Internetem,
- trwale - podatnik zobowiązany jest do prowadzenia sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego, oczywiście po złożeniu odpowiedniego wniosku, zapewnić połączenie w określonych odstępach czasowych.
Które branże zobowiązane są do używania kas fiskalnych online?
Od 1 stycznia 2020 roku:
- stacje paliw,
- warsztaty samochodowe,
Od 1 stycznia 2021:
- gastronomia,
- hotelarstwo,
- handel węglem oraz innymi paliwami stałymi,
Od 1 lipca 2021:
- fryzjerzy oraz zakłady kosmetyczne,
- budowlańcy,
- lekarze,
- prawnicy,
- kluby fitness i siłownie.